Office Management 101
(Beslöt mig att summera mina tankar inom detta området efter många (frustrerande) samtal
med personer/företag som förväxlar ‘office management’ med att vara receptionist…)
Övergripande
Som Office Manager är ens uppdrag att skapa förutsättningar för verksamheten genom kreativ & inspirerande kontorsmiljö samt erbjuda en hög intern service. Uppdraget innebär att man har övergripande ansvar för kontoret och chefsansvaret för den (eventuella) interna serviceverksamheten som kan bestå av fler medarbetare tex receptionister.
Det börjar med (kontors)-strategin
I och med Covid pandemin har detta sannerligen blivit en mer aktuell fråga än för några år sedan. Historiskt hade de flesta företag ett klassiskt kontor med en arbetsplats per person men numera uppkommer frågor som:
ska vi vara ett ‘office first’ eller ‘remote first’ bolag? Eller en variant?
vad innebär detta gällande arbetsplatser (dedikerade vs fria), antalet mötesrum osv?
ska vi addera en techlösning för att hantera att alla inte kommer in samma dag? eller vill vi att de ska göra det?
…
Naturligtvis är det VD (och ledningsgrupp) som tar dessa övergripande beslut men förhoppningsvis i samarbete med Office Managern som kan addera spetskompetens i dessa frågor samt ta fram beslutsunderlag.
Söka, flytta eller bygga om ett kontor
För en ‘Office Manager’ är detta tveklöst ett av de mer hektiska projekten; att signa och flytta till ett nytt kontor. Allt beroende på vilken typ av kontor man signar; tomställd lokal eller till ett ‘serviced’ (Space as a Service) men oavsett så uppkommer väldigt mycket arbete.
hur ska lokalerna utformas? (antal mötesrum, mellanväggars placeringar, utformning av sociala ytor mm)
val av färg, form, inredning, design
hantera ett stort antal underleverantörer i form av inredningsarkitekter, byggare, möbelleverantörer, installationer (tex konferenssystem)
projektplanering tillsammans med fastighetsägare och flyttfirmor
Upphandla Leverantörer
En stor löpande del av en ‘Office Managers’ arbetsdag är att upphandla och (inte minst) säkerställa att leveransen är enligt avtal.
Detta gäller tjänster som:
larm
städ
växter
kaffemaskin
Vaktmästeriservice
skrivare
…
Arrangera event för personalen
Detta kan innefatta allt från större julfester till tex frukost på onsdagar. Sker eventet på det egna kontoret blir det arbete med allt från catering till att beställa extra städ och allt däremellan.
Kommunikation till medarbetare
En viktig del av jobbet är att tillsammans med kommunikationsavdelningen jobbar proaktivt med information om vad som händer på arbetsplatsen så att ingen tappar produktiv arbetstid. Vidare är inte sällan den sk ‘onboardingen’ av nyanställda den viktig del av arbetet med allt från information till att , tillsammans med Kontors-IT, säkerställa att allting finns på plats från dag 1 för den anställda.
Budget- & personalansvar
För att ovan skall fungera krävs naturligtvis ett budget- och personalansvar.
Receptionstjänster
Just det, den mindre delen som dock de flesta som jobbar på ett kontor förståelse för dvs:
välkomna besökare
svara på vxl-telefonen
ta emot och skicka bud
fixa tårtan (i sista sekund) till chefen som glömt att någon fyllde år
hjälpa anställda som…
slarvat bort sin entrékort
koden till garaget
behöver en ny USB laddkabel
inte kan koppla upp sig mot skärmen i mötesrummet
…
Exempel: en vanlig vecka för en office manager…
Nedan är ett exempel vad en vecka kan erbjuda…
Diskussion med förvaltaren ang möjligheten/budget att erbjuda parkeringsplatser med laddfunktion för elbilar
Möte med städbolagets affärsområdeschef för att se över städrutiner för att minska antalet städtimmar i avtalet för besparing
Onboarda nyanställda inkl 2 st kontors guidningar
Sätta temat för julfesten tillsammans med eventbyrån (inom budget)
Beställa 100 st kanelbullar till kanelbullens dag (Viktigt!)
Uppdatera telefonnummer hos växelleverantören
Organisera en flytt av 7 st skrivbord (inkl tex kabeldragningar) för omplacering av ett team
Påbörja insamling av artiklar, TED talks m.m till det månatliga HR nyhetsbrev
Förmedla kontorsrelaterad information på det månatliga personalmötet
Upphandla och köpa in nya brandade kaffemuggar
Beställa ett lager av te och godis till kontoret
Registrera nya accesskort hos fastighetsbolaget
Beställa extra hämtning av returpapper & pallar
Påminna städarna om att rengöra kylarna varje fredag
Sända signat avtal med kurir
Beställa byte av flipperspel
Medverka i förberedelse för agenda till ett ledningsmöte
….